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CTS de noviembre: los errores en los registros laborales pueden generar más trabajo antes del depósito

Atención, empleadores y trabajadores.

De acuerdo con Jimmy Quispe, Product Manager del software de Gestión de Personas de Defontana, mantener actualizados los registros laborales no debería ser una tarea que se concentre únicamente en los días previos al depósito. “El problema aparece cuando la empresa llega al cierre y recién empieza a reconstruir lo que ocurrió durante los últimos seis meses. Si cada cambio quedó registrado en una fuente distinta, Recursos Humanos tiene que dedicar tiempo a identificar qué información es la vigente antes de procesar la planilla”, explica.

Entre los principales datos que deberían revisarse antes del cierre, el especialista de Defontana Perú indica que se encuentran:

- Cambios en las remuneraciones: aumentos, modificaciones salariales y otros cambios ocurridos durante el semestre deben encontrarse correctamente registrados.
- Ingresos y ceses: las altas y bajas de trabajadores deben coincidir con la información utilizada por el área para gestionar la planilla.
- Información de los trabajadores: modificaciones en los datos laborales y personales también deben mantenerse actualizadas en los registros de la empresa.
- Conceptos variables de la remuneración: cuando corresponda, las empresas deben verificar que la información de conceptos variables haya sido correctamente registrada para el proceso de planilla.

La actualización oportuna de la información laboral es, además, una obligación que las empresas deben gestionar durante todo el año. La Sunat establece plazos para registrar altas, bajas y modificaciones en el T-Registro; por ejemplo, las modificaciones o actualizaciones deben registrarse dentro de los cinco días hábiles de ocurrido el evento.

El costo de trabajar con información dispersa

El desafío aumenta cuando los datos de los trabajadores se administran en diferentes archivos, hojas de cálculo o sistemas que no están conectados entre sí. En esos casos, un cambio registrado en un lugar puede no actualizarse automáticamente en los demás, obligando al equipo de Recursos Humanos a realizar verificaciones manuales antes de cada cierre.

“Cuando una empresa depende de múltiples fuentes de información, el riesgo no está únicamente en equivocarse al calcular. También está en utilizar una versión desactualizada de un dato que sí había cambiado, pero que no fue trasladado a todos los registros”, señala Quispe.

Para las áreas de Recursos Humanos, esto puede traducirse en más horas destinadas a revisar información, comparar archivos y realizar correcciones antes del depósito. En empresas con mayor número de colaboradores, la carga operativa puede crecer significativamente.

¿Cómo ayuda la tecnología a gestionar la CTS? 

Las herramientas tecnológicas para la Gestión de Personas y el procesamiento de planillas pueden facilitar la administración de la información laboral y reducir la necesidad de consolidar datos manualmente entre diferentes fuentes. Esto permite agilizar la revisión de los cambios registrados durante el semestre al momento de calcular la CTS y gestionar otros procesos de remuneraciones. “Contar con información organizada y actualizada facilita el trabajo de Recursos Humanos, ya que permite reducir el tiempo dedicado a recopilar y consolidar datos para enfocarse en su revisión”, explica Quispe.

De esta manera, la CTS de noviembre también puede servir para identificar cuánto depende actualmente el área de procesos manuales y qué herramientas necesita para gestionar la información de los colaboradores de manera más eficiente durante todo el año.