Central
Periodista
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En el contexto mundial, que afronta el cambio climático, la utilización de las microformas, que implica el traslado de formato del físico a digital, sin perder el valor comercial del documento tradicional, significa también un aporte al tema ambiental. Por lo tanto, se vuelve casi una necesidad.
Proceso
En diálogo con el Diario Oficial El Peruano, la service head del área de Connectivity & Products de SGS Perú, Romina Camacho Añazco, afirma, en primer lugar, que al digitalizar y almacenar documentos siguiendo la Norma Técnica Peruana (NTP) 392.030-2:2015, las organizaciones públicas y privadas pueden otorgar al formato digital el mismo valor que tiene el original físico.
Por ejemplo, la ejecutiva recuerda que en febrero del 2024 el Poder Judicial (PJ) aprobó, mediante la Resolución Administrativa N° 00153-2024-GG-PJ, la directiva ‘Gestión de microformas con valor legal en el Poder Judicial’-Versión 001, que establece el uso obligatorio de las microformas en las cortes del país.
“Entonces, en el contexto actual, las entidades del Estado se están acogiendo en mayor volumen a esta norma técnica peruana que garantiza que cualquier documento físico que se digitalice cumpliendo sus disposiciones tenga el mismo valor que el formato físico”, recalca.
En el ámbito privado, la ejecutiva menciona lo beneficioso que significa el uso de las microformas en las organizaciones. “Por ejemplo, una clínica puede afrontar alguna demanda a futuro por alguno de sus pacientes; o una administradora privada de fondos de pensiones (AFP) puede pasar también por similares situaciones. Además, figuran las universidades, que deben resguardar información de sus estudiantes, graduados, etcétera”, anota.
“La transformación de los documentos físicos representa un ahorro en costos operativos, ya que sabemos que la documentación física ocupa un mayor volumen. Si bien este cambio tendrá un costo en un primer proceso, a futuro generará menos gastos en las tareas de almacenamiento”, indica.
Búsquedas
Camacho resalta que otro beneficio será la búsqueda a futuro cuando se requiera ese documento, la cual será mucho más ágil, porque parte del proceso de digitalización incluye una etapa de indización. “En esta se colocan las palabras claves que se pueden identificar de ese documento para que cuando se necesite se ubique con mayor facilidad”, asevera.
“Por otro lado, el documento digitalizado preserva la información, ya que uno físico, con el pasar del tiempo, se puede deteriorar o romperse a diferencia de la microforma. El documento digital va a mantener su estructura y la información”, asegura.
La ejecutiva destaca que el aspecto más importante es que al momento en que la organización digitaliza su documentación, cumpliendo la mencionada norma técnica, se podrá utilizar en el ámbito legal, ante algún juicio o demanda. “El documento sigue preservando su valor legal al igual que el documento físico”, recalca.
“Esos son básicamente el valor agregado que hemos identificado. Nosotros hemos hecho reuniones con nuestros clientes para poder recibir sus opiniones sobre cuál es el atractivo que ellos perciben de la digitalización de los documentos y el valor agregado que les ha dado, y lo mencionado fue lo que nos comentaron”, revela.
Ahora, surge una interrogante: ¿todas las organizaciones están en capacidad de digitalizar sus documentos, contar con una bóveda donde se almacene el soporte digital y presentar la infraestructura para garantizar las condiciones de seguridad, según la NTP citada?
La respuesta la tiene Camacho, cuya firma es la única en el Perú que está acreditada por el Instituto Nacional de Calidad (Inacal) para efectuar auditorías y otorgar la certificación de que las microformas se produjeron y almacenaron de acuerdo con las disposiciones de norma técnica peruana y, por tanto, mantienen su valor como si estuvieran en físico.
La experta parte por explicar que en el sistema existen dos figuras: la empresa usuaria o dueña de la información, como las clínicas o AFP; y la firma que brinda el servicio de digitalización y/o almacenamiento de las microformas, las cuales deben contar también con la certificación correspondiente.
“Cuando hablamos de una bóveda nos imaginamos la del Banco Central de Reserva, que es mucho más sofisticada y requiere de más controles, pero no necesariamente es así en las microformas. Tenemos casos de éxito de empresas que lograron la certificación, que son pymes, tienen una bóveda propia y son dueñas de la información”, refiere.
Soporte
Camacho afirma que existen organizaciones que como dueñas de la información se certificaron porque cuentan internamente con el soporte de un área de tecnología de la información que les permitió implementar todos los controles y habilitar su bóveda con sus propios recursos cumpliendo los “debe” de la NTP de manera interna.
“Ahora, también tenemos organizaciones bastante grandes que, si bien tienen los recursos para implementar su bóveda, lo que prefieren es tercerizar con las empresas de tecnología que también prestan el servicio de almacenamiento e incluso de producción de microformas”, asevera.
La ejecutiva resalta que pueden existir ambas figuras, incluso, o una mezcla de las dos. “Pueden ser empresas que producen sus microformas internamente, pero la parte de almacenamiento no la tienen certificada y la tercerizan”, agrega.
“O la inversa, pues tienen certificado de almacenamiento, pero no de la producción y la tercerizan. Ellos guardan sus microformas. Entonces, puede darse una combinación”, puntualiza Camacho.
Tendencia mundial
La digitalización de documentos se vincula, además, con “una tendencia que ha tomado vida a nivel global y es el tema ambiental”, resalta, por su parte, la gerenta de negocios para Product & Conectivity de la citada firma, Andrea Arango.
“Vemos cómo cada vez hay más acciones, movilizaciones para aportar más en temas sostenibles. Todos sabemos que el cambio climático es un hecho que trae impactos ambientales muy fuertes; entonces esta digitalización responde también a una necesidad ambiental”, recalca.
En el Perú, explica, la digitalización y preservación de documentos en formato físico para llevarlos al mundo digital tiene un objetivo especial a grandes rasgos: guardarlos, archivarlos y, sobre todo, que no se pierda el valor comercial de estos documentos.
“El trabajo es que este documento físico, que quizás se pueda tener en una notaría, conserve las mismas condiciones y, sobre todo, se preserve su valor cuando lo digitalizas”, asevera.
Arango indica que su firma cuenta con aproximadamente más de 99,000 empleados a escala mundial y trabaja con una red bastante amplia de 2,600 oficinas y laboratorios que se ubican alrededor del mundo.
“Tenemos una trayectoria de aproximadamente más de 140 años aportando y contribuyendo valor a la sociedad en el mercado especialmente y bueno cuál sea el sector económico donde se presenten estas necesidades comerciales”, refiere.
Cifra
71 organizaciones, 35 privadas y 36 del Estado, cuentan con la certificación de microformas.
#CentralElPeruano ? La conversión y almacenamiento permite a las empresas privadas y entidades públicas otorgar al formato digital la misma condición que el original físico.
— Diario El Peruano (@DiarioElPeruano) January 17, 2025
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? Por Percy Buendia Quijandría pic.twitter.com/asXPKv4V47